欠品是什麼？原因與防範方法詳解

什麼是欠品

欠品是指面對顧客訂單時，庫存數量不足以滿足需求的狀態。這意味著無法提供顧客所需的產品。在實體店中，常見的提示語如「缺貨」、「售罄」或者「庫存不足」都是在描述類似的情況。

在電子商務（EC）網站上，當產品庫存不足以應付顧客訂單時，也會被稱作欠品。然而，欠品往往是一種暫時性的庫存不足，通過補充其他倉庫的庫存可能能夠解決。

描述商品不足狀態的詞語有很多，其中「缺貨」和「庫存不足」也經常被使用。他們之間的主要區別如下：

通常，欠品和庫存不足意味著其他地方可能還有庫存，而缺貨則需等候製造商追加生產。

欠品會帶來一系列的負面影響。下面列出一些主要風險和缺點：

有庫存本可銷售的產品因欠品而錯失銷售機會，這直接導致營收和利潤減少。進一步的，店面可能會被顧客認為「庫存不穩定」，進而影響顧客未來的購買決策，許多顧客可能會轉向其他店面尤其是熱門產品上。

當顧客無法購買到所需產品時，他們的滿意度自然會下降。更麻煩的是，顧客需要到其他店面尋找產品，增加了購物的不便，從而對店家的印象變差。

欠品發生時，需要向顧客致歉或通知入貨情況，這會耗費更多的工時。此外，除了與顧客溝通，還需進行庫存檢查與訂貨安排等更多工作。

為避免再度欠品，店家可能會稍多訂購以備不足，這可能導致庫存超標，增加庫存管理成本。

造成欠品的三大原因如下：

需求預測錯誤或未能持續關注市場變化，會導致訂單超預期進而欠品。需求是變動的，因此需要動態追蹤市場變化。

對於庫存數量的錯誤判斷，或漏掉正確訂貨時機，都會導致庫存問題。若無明確的庫存管理規則和系統，風險更大。

倉庫雜亂無章，在困難掌握庫存具體數據的情況下，欠品風險大增。缺乏清晰的分類和明示會造成出入貨錯誤。

了解欠品原因後，可以採取以下三大策略來減少欠品機會：

確保倉庫經過妥善整理，所有產品位置清楚明確，方便任何工作人員操作及管理。

正確掌握需求趨勢，有助於適時訂貨，避免欠品和過量庫存的情況。利用數據預測系統來監控需求變化更有效。

依賴人工管理存有錯誤風險，若能引入先進的庫存管理系統，可以精確追蹤庫存狀況，顯著降低欠品風險。根據自己公司的需求選擇合適的系統尤為重要。

即使事先做了各種預防，欠品仍可能會發生，此時應迅速進行以下應對：

欠品時需立即向顧客致歉，態度誠懇詳細說明欠品原因以爭取顧客諒解。

清楚向顧客說明接下來會如何處理：期待的進貨日期、替代商品的推薦或是取消訂單的安排。

若有可能的話，從其他渠道迅速調貨或訂貨以解決欠品。

若無法迅速解決欠品問題，需於第一時間進行退款並且通知顧客，避免其蒙受損失。

欠品不僅會直接損失銷售機會，顧客的信任也可能因此受損。需迅速處理欠品情況，並且建立完善的庫存管理體系，利用系統精確掌握庫存狀況，大幅降低欠品風險。